Evidence výtahů - program nejen pro evidenci výtahů

Na počátku vývoje programu byla potřeba zjednodušení evidence zákazníků a fakturace služeb. Postupným převáděním úkonů do elektronické podoby a snahou o co největší ulehčení práce se program dostal do dnešní podoby, kde fakturace již zabírá pouze asi jednu třetinu obsahu. Zbývající dvě třetiny patří k evidenci výtahů a všemu co s touto evidencí souvisí. Celý systém vám v krátkosti představíme.


Program má tři moduly, které lze využívat samostatně anebo v různých kombinacích. Hlavním modulem je EVIDENCE VÝTAHŮ. Je to takové centrum v kterém u výtahu najdete např. místo umístění, seznam mazání, seznamy revizí, inspekčních prohlídek, poruch, dokumentaci, fotografie, materiál vydaný na opravy, seznam reklamací. Dále jsou zde tiskové sestavy, různé statistiky anebo seznamy techniků. Modul je určený pro pracovníka, který má tuto evidenci na starosti a zodpovědného za správnost údajů. Vstupními informacemi jsou data z modulu Dispečink (mazání, opravy, materiál). V případě, že se modul Dispečink nepoužívá , mohou se tyto údaje zadávat pomocí nadstavby TECHNIK. V něm lze pouze zadat popřípadě opravit mazání anebo revizi. Nadstavba je určená pouze pro techniky a naprogramovaná tak, aby obsluha byla co nejjednodušší a zobrazovala jen ty údaje, které technik potřebuje. Modul Evidence výtahů lze použít samostatně anebo v kombinaci s modulem Dispečink odkud přicházejí údaje o poruchách, mazáních a modulem Sklad a fakturace pro který uchovává informace o materiálu vydaného na opravy zařízení.

 
Modul DISPEČINK- slouží k nahlašování poruch výtahů. Může ale také evidovat poruchy vody, topení, plynu nebo elektrických zařízení. Nahlášenou poruchu společně s adresou lze přímo z programu pomocí SMS zprávy poslat technikovi. K posílání SMS zpráv nepotřebujete žádné další zařízení, vše se provádí přes internet a náš SMS server. Opravenou závadu nahlásí technik obsluze a ta provede zápis k poruše, popřípadě vybere materiál, který technik na opravu potřeboval. Technici také hlásí dispečinku namázání celého bloku, nebo jen jednoho výtahu.
K zadávání poruchy slouží formulář který využívá údajů z evidence výtahů a zobrazuje jen potřebné a odfiltrované údaje. Nyní se do tohoto modulu připravuje funkce která po zavolání zákazníka na dispečerský telefon ukáže číslo volajícího a podle výtahové databáze i všechny zadané údaje jako je jméno volajícího, adresa a popřípadě seznam výtahů. Dispečer tak bude mít okamžitý přehled o zařízeních a nebude muset složitě zjišťovat adresu a jméno volajícího. Modul lze použít také s modulem Evidence výtahů.

Posledním modulem je SKLAD A FAKTURACE - jak už název napovídá, slouží k vystavování faktur. Vystavit fakturu lze ve třech úrovních:

1. Klasicky jako v každých programech (textové faktury, výdej materiálu, služby atd.)

2. Výběrem z nevyfakturovaného materiálu - do tohoto seznamu se materiál dostává při odepisování poruch z modulu Dispečink anebo formou výdejky bez faktury. Fakturace se zpravidla provádí za domluvené časové období, např. jednou za měsíc. U materiálu lze nastavit dobu určenou k výměně nebo k opravě. Na základě nastavení ceny za hodinu práce u zákazníka se připočítá i cena za opravu nebo výměnu.

3. Poslední typ fakturace je paušální - u těchto faktur se jednou nadefinují texty, ceny a perioda (měsíčně, čtvrtletně apod.) Pak už stačí jen nastavit období a automaticky vytvořit všechny faktury spadající do tohoto období.

Součástí tohoto modulu byla nadstavba minisklad umožňující technikům samostatný příjem a výdej materiálu z hlavního skladu na sklad techniků (auto technika). Z organizačních důvodů firmy pro kterou byla nadstavba vytvořena se nyní nepoužívá a dále nevyvíjí.

Dále lze v tomto modulu evidovat přijaté doklady, vytvářet nabídky nebo objednávky, evidovat zákazníky. Modul lze použít samostatně pouze k fakturaci.

Společně se zákazníky se snažíme náš systém udržovat "živý", popřípadě dál sami nabízet řešení některých situací. Modulový systém umožňuje nepořizovat celý systém najednou, ale začít například jen evidencí výtahů a k ní časem přidat moduly další. Pro lepší popis a zároveň i návod jsme vytvořili web www.evidence-vytahu.cz v kterém se snažíme pomocí videí ukázat, co program umí a jak se obsluhuje.

IRL Software
Ing. Roman Lošťák
+420 773 100 479
www.evidence-vytahu.cz
roman@irl.cz